Arbeidsmiljøloven § 2 A-6: Krav til interne varslingsrutiner

Hvem må ha skriftlige varslingsrutiner

Hovedregelen i § 2 A-6 er at virksomheter som jevnlig sysselsetter minst fem arbeidstakere, skal ha skriftlige rutiner for intern varsling. Tallet fem er et fast, absolutt krav, og det er ikke mulig å omgå bestemmelsen ved å bruke midlertidig ansatte eller innleide på en måte som kunstig holder antallet under grensen.

Virksomheter med færre enn fem ansatte er også omfattet dersom forholdene i virksomheten tilsier det. Dette kan for eksempel gjelder bransjer med særlig risiko for kritikkverdige forhold, eller virksomheter der det har skjedd hendelser som tilsier at det er behov for en formell rutine. Arbeidstilsynet vil ved tilsyn vurdere det konkrete risikobildet og hva virksomheten har gjort for å legge til rette for varsling.

Grensen på fem arbeidstakere gjelder virksomheten som helhet, og ikke per avdeling eller lokasjon. En virksomhet med flere kontorer må derfor ha én felles rutine, eller tydelig koordinerte rutiner, slik at enhver ansatt vet hvordan vedkommende kan varsle uavhengig av hvor vedkommende jobber. Dette er særlig relevant for konsern og franchisevirksomheter.

Hva regnes som jevnlig sysselsetting

Begrepet 'jevnlig sysselsetter minst fem arbeidstakere' betyr at virksomheten normalt har fem eller flere ansatte i et årsforløp. Det er ikke tilstrekkelig å komme opp i fem arbeidstakere i en enkelt måned for å være omfattet, men heller ikke nødvendig at alle fem er ansatt hver eneste dag. Det avgjørende er om det er en stabil arbeidsstyrke på minst fem over tid.

I praksis vil de fleste virksomheter som har hatt fem eller flere ansatte i løpet av året, være omfattet. Dette inkluderer også virksomheter som bruker innleide arbeidstakere i betydelig grad. Dersom en arbeidstaker utleies fra et bemanningsbyrå, vil det være virksomheten der arbeidet utføres som skal ha rutinene, i tillegg til at bemanningsbyrået som arbeidsgiver også har ansvar.

Rutinene må være skriftlige

Loven krever at rutinene er skriftlige. Dette betyr at det må finnes et dokument som beskriver hvordan varsling skal skje, hvem som mottar varsel, og hvordan saken følges opp. Det er ikke tilstrekkelig at rutinene kun finnes muntlig eller som uformelle praksiser.

Skriftligheten skal sikre forutsigbarhet og dokumentasjon. Dersom det oppstår en tvist om hvorvidt en varsling har skjedd på riktig måte, eller om arbeidsgiver har fulgt opp varselet, er det avgjørende at det finnes et dokument som beskriver den prosedyren som skulle følges. Et skriftlig dokument er også nødvendig for å kunne gjøre rutinen kjent for alle ansatte.

Rutinen bør skrives på et språk som alle ansatte forstår. I virksomheter med mange internasjonale arbeidstakere kan det være hensiktsmessig å ha rutinen på flere språk, eller i det minste ha en kort versjon på engelsk. Internvarsling.no tilbyr rutinegenerator og QR-plakat på både norsk og engelsk.

Hva rutinene må inneholde

§ 2 A-6 stiller konkrete krav til innholdet i rutinene. Selv om loven gir rom for tilpasning, er minimumskravene klare. Rutinene skal beskrive hvordan ansatte kan varsle internt, og hvem som mottar varslene. De skal også beskrive hvordan varsel mottas, håndteres og følges opp, og de skal oppfordre ansatte til å varsle om kritikkverdige forhold.

I tillegg til det lovpålagte minimumskravet, er det god praksis at rutinene også beskriver hva som skjer dersom varselet gjelder den primære mottakeren, hvordan habilitet vurderes, hvilke tidsfrister som gjelder, og hvordan varsleren skal beskyttes mot gjengjeldelse. Jo tydeligere rutinene er, desto lettere er det å håndtere saker når de kommer.

• En oppfordring til å varsle om kritikkverdige forhold
• Informasjon om hvordan ansatte kan varsle internt, og til hvem
• Beskrivelse av hvordan varsel mottas, håndteres og følges opp
• Informasjon om at varsling til offentlig myndighet er tillatt
• Hvem som har ansvar for å oppdatere og kommunisere rutinene

Tilgjengelighet for alle ansatte

Rutinene skal være lett tilgjengelige for alle arbeidstakere. Dette betyr at de må plasseres der ansatte faktisk søker informasjon, for eksempel på intranett, i personalhåndboken, eller på en felles informasjonstavle. Det er ikke nok å lagre rutinene i en mappe som bare ledelsen har tilgang til.

For å sikre at alle ansatte kjenner til rutinene, bør arbeidsgiver gjennomføre en eller flere tiltak. Dette kan være å presentere rutinene på et allmøte, å sende den ut på e-post, å gjennomgå den i introduksjonsprogrammet for nye ansatte, eller å henge opp en QR-plakat med lenke til varslingskanalen. Det viktigste er at det finnes dokumentasjon på at rutinene er gjort kjent.

Forholdet til EUs varslerdirektiv

Norske varslingsregler ble tilpasset EUs varslerdirektiv i 2022. Det er viktig å huske at direktivet kun setter et minimumsnivå, og at norske regler kan være strengere. Norge har valgt å opprettholde en rekke særnorske regler, for eksempel at kravet om skriftlige rutiner først gjelder fra fem ansatte, mens direktivet stiller krav fra 50 ansatte for private virksomheter.

Det norske regelverket gir dermed bedre beskyttelse for mange ansatte i små og mellomstore virksomheter enn det direktivet krever. For større virksomheter og offentlige aktører er kravene i det vesentlige sammenfallende. Virksomheter som opererer på tvers av landegrenser, bør likevel sørge for at sine europeiske ansatte får kanaler som oppfyller direktivets krav, for eksempel telefonisk varsling.

Rutinene må oppdateres og vedlikeholdes

En varslingsrutine er ikke et dokument som skrives én gang og deretter legges i skuffen. Loven forutsetter at rutinene er i bruk, og at de holdes oppdatert. Dette betyr at arbeidsgiver bør gjennomgå rutinene med jevne mellomrom, og at endringer i organisasjonen som kan påvirke varsling, må følges opp.

Det er god praksis å sette opp et årshjul for varslingsarbeidet, der rutinene gjennomgås én gang i året, ansatte får en påminnelse om kanalen, og det gjennomføres opplæring av nye medarbeidere og nye varslingsmottakere. Ved tilsyn vil Arbeidstilsynet se etter tegn på at rutinene faktisk er i bruk, og ikke bare finnes på papiret.

Medvirkning fra ansatte og tillitsvalgte

Selv om ikke alle virksomheter har et formelt krav om medvirkning ved utarbeidelse av rutinene, er det en god arbeidsmiljømessig praksis å involvere ansatte og eventuelle tillitsvalgte. Når ansatte kjenner seg igjen i rutinene og har hatt mulighet til å komme med innspill, er det større sannsynlighet for at kanalen faktisk brukes.

For virksomheter med verneombud eller tillitsvalgte, bør disse konsulteres før rutinene vedtas. Dette styrker den psykologiske tryggheten og bidrar til at rutinene blir bedre tilpasset arbeidsplassens kultur. I noen tariffavtaler eller virksomhetsavtaler kan det også være særskilte krav til slik medvirkning.

Dokumentasjon av rutinene og bruken

Arbeidsgiver bør kunne dokumentere at rutinene eksisterer, at de er gjort kjent, og at de følges. Typisk dokumentasjon inkluderer selve rutinedokumentet, versjonshistorikk, oversikt over varslingsmottakere, bevis på kommunikasjon til ansatte, og anonymisert statistikk over mottatte varsler.

Ved et tilsyn vil Arbeidstilsynet som regel be om å få se rutinen, og kan stille spørsmål om hvordan den er gjort kjent. Dersom arbeidsgiver ikke kan dokumentere dette, risikerer virksomheten pålegg om å rette forholdet. En god dokumentasjonspraksis er derfor ikke bare et formelt krav, men også en måte å sikre kontinuitet og kvalitet på.

Konsekvenser av å mangle rutiner

Dersom en omfattet virksomhet ikke har skriftlige varslingsrutiner, eller har rutiner som ikke oppfyller § 2 A-6, kan Arbeidstilsynet gi pålegg om å rette forholdet. Pålegget kan omfatte både utarbeidelse av rutiner og sikring av tilgjengelighet. Dersom pålegget ikke etterkommes, kan Arbeidstilsynet ilegge tvangsmulkt.

Manglende rutiner kan også ha andre konsekvenser. En ansatt som ønsket å varsle, men som ikke visste om eller fant en kanal, kan hevde at arbeidsgiver ikke har oppfylt sitt arbeidsgiveransvar. Videre kan manglende rutiner gjøre det vanskeligere for arbeidsgiver å dokumentere at varsler faktisk ble håndtert på en forsvarlig måte. Godt varslingsarbeid er dermed både en plikt og en forsikring.

Hvordan Internvarsling.no hjelper med § 2 A-6

Internvarsling.no gir virksomheten en komplett løsning for å oppfylle kravene i § 2 A-6. Rutinegeneratoren bygger rutinen ut fra bransje, størrelse og valgte kanaler, og sikrer at minimumskravene er på plass. Rutinen kan deretter gjøres tilgjengelig for alle ansatte via QR-plakat og lenke, og medvirkning logges med tidsstempel.

Plattformen gir også en sikker varslingskanal med anonym dialog, sakshåndtering med ti trinn, habilitetsvurdering og revisjonssikker logg. Dette gjør det enkelt å dokumentere både at rutinen finnes, at den er gjort kjent, og at varsler håndteres i tråd med loven. Dermed kan virksomheten fokusere på det menneskelige i saken, mens systemet tar seg av det formelle.

Ofte stilte spørsmål