Skriftlige varslingsrutiner som holder ved tilsyn

Når er rutiner påbudt?

Plikten inntrer ved minst fem ansatte, målt i antall personer – ikke årsverk. Under fem ansatte gjelder plikten likevel dersom forholdene i virksomheten tilsier det, for eksempel ved risikoutsatt drift eller sårbare brukergrupper.

Minstekravene til innhold

• en oppfordring til å varsle om kritikkverdige forhold
• fremgangsmåten for å varsle, og hvem det kan varsles til
• fremgangsmåten for arbeidsgivers mottak, behandling og oppfølging
• at varsling til offentlig tilsynsmyndighet alltid er tillatt

I tillegg bør rutinen si noe om anonymitet, konfidensialitet, habilitet, tidsforventninger og vernet mot gjengjeldelse.

Medvirkning må dokumenteres

Rutinen skal utarbeides sammen med arbeidstakerne og tillitsvalgte. I veiviseren registrerer du hvem som ble hørt, når drøftingen skjedde og hvilke innspill som ble tatt inn. Dokumentasjonen lagres sammen med versjonen som ble godkjent.

Tilgjengelighet

Rutinen skal være lett tilgjengelig for alle. Du får ferdig QR-plakat på norsk og engelsk som kan henges opp der folk faktisk er, og en lenke til intranettet. Ansatte trenger ingen bruker for å varsle.

Versjoner og revisjon

Hver endring lagres som en ny versjon med godkjenningsdato, slik at du senere kan vise hvilken rutine som gjaldt da en konkret sak ble behandlet. Systemet minner om årlig gjennomgang.

Les videre om hva som regnes som kritikkverdige forhold og hvordan anonym varsling fungerer.