Varslingsrutiner på arbeidsplassen – dette må virksomheten vite

Hvem har plikt til å ha varslingsrutiner

Etter arbeidsmiljøloven § 2 A-6 skal virksomheter som jevnlig sysselsetter minst fem arbeidstakere, ha skriftlige rutiner for intern varsling. Det avgjørende er det faktiske antallet personer som arbeider i virksomheten, ikke antall årsverk. Det betyr at ansatte i deltidsstillinger teller med i vurderingen på samme måte som heltidsansatte, og at en virksomhet med for eksempel åtte deltidsansatte omfattes selv om dette til sammen utgjør færre enn fem årsverk.

Også virksomheter med færre enn fem ansatte kan ha plikt til å utarbeide rutiner dersom risikoforholdene i virksomheten tilsier det. Dette kan være aktuelt i bransjer med høy risiko for kritikkverdige forhold, som helse og omsorg, bygg og anlegg, eller virksomheter med mye kunde- eller pasientkontakt. En liten virksomhet bør derfor ikke uten videre legge til grunn at den er unntatt, men gjøre en konkret vurdering av egen risiko.

Uavhengig av lovens minstekrav er det ofte fornuftig for små virksomheter å ha en enkel rutine likevel. Den koster lite å utarbeide, og den gjør at både ledelse og ansatte vet hva som gjelder dersom noe skulle skje.

Hvem omfattes av rutinen

Varslingsreglene gjelder ikke bare fast ansatte. Innleide arbeidstakere har samme rett til å varsle om kritikkverdige forhold hos innleiervirksomheten som virksomhetens egne ansatte har, og de bør derfor kunne bruke innleiervirksomhetens varslingskanal på samme vilkår. Også elever, vernepliktige, sivile tjenestepliktige og enkelte andre grupper er omfattet av varslervernet i loven.

Selvstendige oppdragstakere, som konsulenter eller innleide fagpersoner uten ansettelsesforhold, faller som hovedregel utenfor de lovfestede varslingsreglene i kapittel 2 A, men mange virksomheter velger likevel å åpne kanalen for denne gruppen. Det bør i så fall fremgå tydelig av rutinen hvem som faktisk kan varsle, slik at det ikke oppstår usikkerhet om egen rett til å bruke ordningen.

En rutine som bare omtaler «ansatte» uten å presisere hvordan innleide og eventuelt oppdragstakere stiller, skaper unødvendig tvil. Det bør fremgå eksplisitt hvem rutinen gjelder for.

Minimumsinnholdet etter loven

Loven stiller konkrete minimumskrav til hva en skriftlig varslingsrutine skal inneholde. Rutinen skal for det første inneholde en oppfordring til å varsle om kritikkverdige forhold som arbeidstakeren blir kjent med i virksomheten. Dette er ikke bare en formalitet, men skal signalisere at varsling er ønsket og verdsatt, ikke noe man risikerer noe ved å gjøre.

Videre skal rutinen beskrive fremgangsmåten for varsling, altså hvordan man går frem for å varsle internt, hvem man kan henvende seg til, og hvilke kanaler som finnes. Rutinen skal også beskrive fremgangsmåten for mottak, behandling og oppfølging av varsler, slik at både varsler og den det varsles om vet hva som skjer etter at et varsel er sendt inn.

• Oppfordring til å varsle om kritikkverdige forhold
• Fremgangsmåte for varsling, herunder hvem det kan varsles til
• Fremgangsmåte for mottak, behandling og oppfølging av varsler
• Opplysning om at det alltid er tillatt å varsle til tilsynsmyndighet eller annen offentlig myndighet

Retten til å varsle eksternt skal alltid fremgå

Et punkt som ofte glemmes eller nedtones i egenutviklede rutiner, er at det alltid skal fremgå at det er tillatt å varsle til en offentlig tilsynsmyndighet eller annen offentlig myndighet, uavhengig av om det først er varslet internt. Dette er ikke noe virksomheten kan begrense eller gjøre betinget av interne prosesser.

Mange rutiner formulerer intern varsling som «første steg» på en måte som kan leses som at ekstern varsling forutsetter at intern kanal er forsøkt først. Det er viktig at rutinen ikke skaper et slikt inntrykk, siden retten til å varsle eksternt til myndighetene gjelder uavhengig av dette. Rutinen bør heller oppmuntre til intern varsling som det raskeste og mest direkte alternativet, uten å fremstille det som en betingelse.

Medvirkning fra ansatte og tillitsvalgte

Rutinen skal utarbeides i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Dette er ikke bare god praksis, det er et krav etter loven. Medvirkning bidrar til at rutinen faktisk oppleves som relevant og tillitvekkende for dem den skal beskytte, og reduserer risikoen for at den blir stående som et rent ledelsesdokument.

I praksis bør medvirkningen skje tidlig i prosessen, ikke som en formell høring av et ferdig utkast. Tillitsvalgte og verneombud bør få mulighet til å komme med innspill til både innhold, mottaksordning og hvordan rutinen skal gjøres kjent, før den vedtas endelig.

Tilgjengelighet i praksis

Det hjelper lite å ha en god rutine dersom ingen finner den. Loven krever at rutinen skal være lett tilgjengelig for alle arbeidstakere i virksomheten. I praksis betyr dette at den bør ligge på intranett eller i personalhåndbok, men også gjøres synlig gjennom fysiske oppslag på arbeidsplassen, spesielt i virksomheter med ansatte som ikke jobber ved skjerm til daglig.

Mange virksomheter har god erfaring med å bruke QR-koder på oppslagstavler, i pauserom eller på byggeplasser, som lenker direkte til varslingskanalen. Dette senker terskelen betraktelig sammenlignet med at ansatte må lete seg frem i et dokumentarkiv de sjelden bruker.

• Publisert på intranett og i personalhåndbok
• Fysisk oppslag på arbeidsplassen, gjerne med QR-kode til kanalen
• Gjennomgått ved nyansettelse og introduksjonsprogram
• Tilgjengelig også for ansatte uten fast tilgang til PC eller e-post

Språk og forståelighet

En rutine skrevet i tett juridisk språk oppfyller sjelden formålet sitt. Rutinen bør skrives i et klart og enkelt språk som alle ansatte forstår, uavhengig av utdanningsnivå og eventuelt morsmål. I virksomheter med mange ansatte som ikke har norsk som førstespråk, bør rutinen finnes på flere aktuelle språk, eller i det minste et sammendrag med de viktigste punktene.

Det bør også fremgå tydelig og konkret hva som regnes som et kritikkverdig forhold i nettopp denne virksomheten, gjerne med noen eksempler tilpasset bransjen, fremfor bare en generell henvisning til lovteksten.

Struktur og lengde på rutinen

En god varslingsrutine er kort nok til at ansatte faktisk leser den, men fullstendig nok til å dekke lovens krav. Én til to sider er ofte tilstrekkelig for en enkel virksomhet, mens større organisasjoner kan ha behov for noe mer utfyllende rutiner, gjerne supplert med en kortversjon eller et faktaark.

En vanlig struktur er: hva er et kritikkverdig forhold, hvem kan varsle, hvordan varsler man, hva skjer etter at varselet er mottatt, hvilke frister gjelder, og hvor kan man varsle eksternt. Det bør også fremgå tydelig hvem som er mottaker av varsler, og hvem som er alternativ mottaker dersom varselet gjelder ordinær mottaker selv.

Mottakere og alternativ mottaker

Rutinen bør navngi funksjon, ikke nødvendigvis person, som mottar varsler, for eksempel HR-leder, verneombud eller en egen varslingskomité. Det er avgjørende at det finnes en alternativ mottaker dersom varselet gjelder den ordinære mottakeren selv, ellers vil ansatte kunne oppleve at de ikke har noe reelt sted å henvende seg.

Mange virksomheter velger i tillegg å bruke en ekstern kanal eller et digitalt system for mottak av varsler, nettopp for å sikre uavhengighet og for at varsler skal kunne holdes anonym overfor virksomheten dersom det er ønskelig. Et system med sakskode og roller gjør det også enklere å holde oversikt over hvem som har tilgang til hva i den enkelte saken.

Frister og forventningsstyring

Ansatte som varsler har ofte et sterkt behov for å vite hva som skjer videre og når. Rutinen bør derfor angi realistiske og konkrete forventninger til saksbehandlingstiden, for eksempel når varsler kan forvente en bekreftelse på at varselet er mottatt, og en foreløpig tilbakemelding om videre håndtering.

Det er bedre å love litt mindre og holde det, enn å angi svært korte frister som ikke overholdes i praksis. Manglende forventningsstyring er en av de vanligste kildene til at varslere opplever prosessen som utrygg, selv om saken faktisk håndteres forsvarlig.

Opplæring og forankring

En rutine som kun distribueres skriftlig, blir sjelden godt kjent. Ledere bør få egen opplæring i hvordan de skal håndtere et varsel dersom de mottar det direkte, og alle ansatte bør få rutinen gjennomgått ved oppstart og ved jevne mellomrom, for eksempel årlig på allmøter eller i forbindelse med HMS-arbeidet.

Forankring i toppledelsen er også viktig. Dersom ledelsen selv snakker lite om varslingsrutinen eller behandler den som et rent formalia-dokument, vil ansatte lett oppfatte at ordningen ikke tas på alvor, uavhengig av hvor godt rutinen faktisk er skrevet.

Versjonering, gjennomgang og typiske feil

Rutinen bør ha en tydelig versjon og dato, og gjennomgås minst årlig eller når det skjer relevante endringer i organisasjonen, som omorganisering eller bytte av mottaksfunksjon. En rutine som viser til en person som har sluttet for lenge siden, svekker tilliten til hele ordningen.

De vanligste feilene er at virksomheten har kopiert en generisk mal uten å tilpasse den til egen organisasjon, at det ikke er utpekt noen alternativ mottaker, og at rutinen rett og slett ikke er kjent blant ansatte fordi den ligger begravd i et dokumentarkiv. Alle disse svakhetene er enkle å rette opp, men krever at noen faktisk eier oppfølgingen av rutinen over tid.

• Generisk mal som ikke er tilpasset virksomhetens egen risiko og struktur
• Ingen alternativ mottaker hvis varselet gjelder ordinær mottaker
• Rutinen er vanskelig å finne eller forstå for ansatte
• Manglende oppdatering ved organisasjonsendringer

Ofte stilte spørsmål